Архив администрации Санчурского райна

Задачи и функции архива

Основными задачами архива являются - комплектование документами, учет, обеспечение сохранности, создание электронной базы данных документов, хранящихся в архиве.

Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждений, предприятий и организаций. 

В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

- Составляет и представляет после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу, осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел.

- Создает, пополняет электронный банк данных.

- Организует использование документов: информирует руководство и работников учреждений, предприятий и организаций о составе и содержании документов архива; выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования для работы в помещении архива;

- Исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов, выписки и архивные справки;

- Ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

- Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии.

- Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив учреждения.

- Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива.

Срок исполнении заявления составляет один месяц. Готовые архивные справки, копии выписки выдаются строго при предъявлении паспорта. Без паспорта архивная справка, копия, выписка не может быть выдана.

В связи с тем, что информация о персональных данных хранится и обрабатывается с соблюдением требований российского законодательства о персональных данных, заявление может быть написано только заявителем. Либо его уполномоченным лицом, предоставив при этом доверенность от заявителя. Забрать архивную справку, копию, выписку может так же либо сам заявитель, либо его уполномоченное лицо, предоставив доверенность.

Для исполнения запроса при себе необходимо иметь паспорт, ксерокопию трудовой книжки (по документам личного состава).

По просьбе иногородних архивная справка, копия, выписка может быть выслана по почте.

 

Юридический адрес:

612370 Кировская область, Санчурский район,

пгт. Санчурск, ул. Розы Люксембург, 6а

Место нахождения:

612370 Кировская область, Санчурский район,

пгт. Санчурск, ул. Ленина, 57

Главный специалист по делам архивов  администрации Санчурского района Кировской области:

ДОМРАЧЕВА Лилия Георгиевна

График работы:

Пн.      - 7.45 – 17.00

Вт.       - 7.45 – 17.00 (Приема нет, работа с организациями)

Ср.       - 7.45 – 17.00

Чт.       - 7.45 – 17.00 (Приема нет, работа с организациями)

Пт.       - 7.45 – 16.00

Сб., Вс.- Выходной

Обед:  с 12.00 до 13.00

Телефон/ факс: 8(83357) 2-15-67, моб. 89642512626

В архиве так же работает читальный зал. Режим работы с 8:00 до 17:00 по понедельникам, средам и пятницам.

Главный специалист по делам архивов 

администрации Санчурского района

 1.     ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Главный специалист по делам архивов администрации района:

1.2.1. является муниципальным служащим, который включается в реестр муниципальных служащих муниципальной службы района;

1.2.2. назначается на должность и освобождается  от должности главой администрации района;

1.2.3. подчиняется главе администрации района, заместителям главы администрации района, управляющему делами администрации района, а также Управлению по делам архивов администрации Правительства области;

1.2.4. в своей работе руководствуется Конституцией РФ, основами законодательства РФ об архивном деле в  Российской Федерации, Уставами Кировской области и муниципального образования Санчурский район, решениями Законодательного собрания области и районной Думы, приказами и инструкциями Федеральной архивной службы России, управления по делам архивов Кировской  области, нормативно-правовыми документами администрации Правительства области, администрации района, настоящей инструкцией.

2.     КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

2.1. Главный специалист по делам архивов администрации района должен иметь:

- высшее или среднее профессиональное образование по специальности «Государственное и муниципальное управление» либо по специализации муниципальных должностей муниципальной службы, или образование, считающееся равноценным; 

- требования к стажу работы могут не предъявляться.

2.2.  Главный специалист по делам архивов  администрации района должен иметь:

- профессиональные знания: Конституции Российской Федерации, законодательства по муниципальной службе, Устава муниципального образования Санчурский муниципальный район Кировской области, муниципальных правовых актов и служебных документов по вопросам архивного дела, основ управления и организации труда, норм делового общения, порядка работы со служебной информацией, основ делопроизводства, правил охраны труда и противопожарной безопасности;

- профессиональные навыки: работы в сфере, соответствующей направлению деятельности в соответствии с должностной инструкцией, обеспечения выполнения поставленных руководством задач, эффективного планирования служебного времени, анализа и прогнозирования деятельности в порученной сфере, использования мнения и опыта коллег, исполнительской дисциплины, пользования современной оргтехникой и программными продуктами, подготовки деловой корреспонденции.

3.     ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ОБЯЗАННОСТИ

3.1. Основными задачами главного специалиста по делам архивов администрации района являются:

3.1.1.  Обеспечение сохранности и учета архивных документов, подлежащих постоянному и долговременному хранению.

3.1.2. Комплектование архивного отдела документами Архивного фонда Кировской области, отражающими материальную и духовную жизнь населения, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение.

3.1.3. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, организация использования документов. 

3.1.4. Организационно-методическая помощь в деятельности ведомственных архивов.

3.2. В целях осуществления задач и функций главный специалист по делам архивов  администрации района обязан:

3.2.1.Обеспечивать эффективное и рациональное использование финансовых средств, материальных ресурсов, выделенных из соответствующего федерального, областного бюджета на осуществление отдельных государственных полномочий, переданных органу местного самоуправления муниципального района.

3.2.2. Соблюдать федеральное, областное законодательство по вопросам осуществления отдельных государственных полномочий, переданных органу местного самоуправления муниципального района.

3.2.3. Осуществлять хранение и учет документов и представлять в управление по делам архивов администрации Кировской области сведения о хранящихся фондах по установленным формам.

3.2.4. Разрабатывать и по согласованию с управлением по делам архивов администрации Кировской области представлять на утверждение администрации района списки учреждений и организаций, документы которых подлежат передаче в архив, вести систематическую работу по уточнению этих списков, организовывать отбор и осуществлять прием документов на хранение.

3.2.5.  Проводить в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве.

3.2.6. Создавать и совершенствовать научно-справочный аппарат к архивным документам с целью оперативного использования содержащейся в них информации.

3.2.7. Информировать  органы местного самоуправления о составе и содержании документов архивного отдела по актуальной тематике, исполнение их запросов на документную информацию.

3.2.8. Использовать документы в социально-экономических и культурно-просветительных целях на выставках, радио и телевидении, в периодической печати; в установленном порядке представлять документы архивного отдела органам местного самоуправления, учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования.

3.2.9. Вести прием граждан, исполнять социально-правовые запросы граждан, выдавать архивные справки, копии, выписки из документов.

3.2.10. Осуществлять организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов, в том числе по личному составу, и организацией документов в делопроизводстве учреждений источников комплектования, а также на основании соглашения за работой других ведомственных архивов и организаций документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий, находящихся на территории района; вести в установленном порядке  учет документов Архивного фонда Кировской области, хранящихся в учреждениях – источниках комплектования и других государственных учреждениях, находящихся на территории района.

3.2.11. Информировать администрацию муниципального образования, управление по делам архивов Кировской области о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства об архивном фонде Кировской области и других архивов. 

3.2.12. Проводить, в том числе и на договорной основе, мероприятия по улучшению работы архивов учреждений и организаций, а также организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

3.2.13. Рассматривать и представлять на утверждение экспертно-проверочной комиссии управления по делам архивов Кировской области поступившие от учреждений описи дел постоянного хранения, а также описи фотодокументов; на согласование – описи дел по личному составу учреждений, документы которых подлежат приему в муниципальный архив.

3.2.14. Изучать и обобщать практику работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий, распространять их положительный опыт; проводить совещания, семинары, консультации по вопросам организации и методики работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве. 

3.2.15. Внедрять в практику работы рекомендации  по архивному делу и делопроизводству, прогрессивные методы труда, передовой опыт работы.

3.2.16. Вести базу данных «Архивный фонд» с последующей передачей информации в уполномоченный орган исполнительной власти области в сфере архивного дела для включения сведений в Центральный фондовый каталог. 

3.2.17. Не разглашать персональные данные граждан,  ставшие  известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

3.2.18. Уведомлять в письменной форме своего непосредственного руководителя о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов,  принимать меры по предотвращение подобного конфликта и предупреждению коррупционных действий.

3.2.19. Исполнять иные поручения вышестоящих руководителей, не противоречащие действующему законодательству.

4.     ПРАВА

Главный специалист по делам архивов  администрации района имеет право:

4.1. Представлять администрацию района по всем вопросам, входящим в его компетенцию.

4.2. Получать от учреждений – источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.3. Проверять выполнение учреждениями, независимо от их ведомственной подчиненности, требований законодательства РФ, законодательных и иных правовых актов Кировской области, органов местного самоуправления в области архивного дела и организации документов в делопроизводстве.

4.4. Давать в пределах своей компетенции учреждениям, организациям и предприятиям обязательные для исполнения указания по устранению выявленных недостатков в работе ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.5. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и других мероприятиях, проводимых администрацией района, ее структурными подразделениями, по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.6. Вносить на рассмотрение администрации района предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности комплектования и использования документов, хранящихся в архивном отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений и предприятий.

4.7. Пользоваться иными правами, предусмотренными Трудовым кодексом  Российской федерации и  законодательством о муниципальной службе.

5.     ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Главный специалист по делам архивов администрации района несет ответственность:

- за состояние и сохранность документов, находящихся в архивном отделе;

- за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей;

- за действия или бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан; 

- за разглашение конфиденциальных сведений, персональных данных граждан, ставших известными в связи с исполнением должностных обязанностей; 

- за несоблюдение ограничений и запретов, требований о предотвращении или об урегулировании конфликта интересов и неисполнение обязанностей, установленных в целях противодействия коррупции;

- за нарушение трудового законодательства.

 

Дисциплинарные взыскания на муниципального служащего налагаются в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации и законодательством о муниципальной службе.